Διαφάνεια Case Study: Tracy Family Foundation

März 1, 2019 0 Von admin

Σημείωση συντάκτη: Ποιες επιλογές έχουν τα οικογενειακά ιδρύματα και ταμεία όσον αφορά τη διαφάνεια; Και ποιες προσεγγίσεις ακολουθούν άλλες οικογένειες όσον αφορά τη διαχείριση της διαφάνειας, της επικοινωνίας και της ιδιωτικής ζωής; οδηγός NCFP, Διαφάνεια στην Οικογενειακή Φιλανθρωπία: Άνοιγμα στις δυνατότητες εξετάζει πώς σκέφτονται, ενεργούν και, σε ορισμένες περιπτώσεις, δεν ενεργούν οι χρηματοδότες της οικογένειας, όταν πρόκειται για το πόσο ανοιχτοί και προσβάσιμοι είναι με άλλους. Το Open to the Possibilities περιλαμβάνει μια συλλογή από πέντε διαφορετικές ιστορίες χρηματοδότες που διερευνούν διαφορετικές απόψεις για το πώς οι οικογένειες σκέφτονται και ενεργούν για τη διαφάνεια — και τι έχουν μάθει ως αποτέλεσμα. Εδώ μοιραζόμαστε τις εμπειρίες και τα διδάγματα που αντλήθηκαν από το Tracy Family Foundation.


Το Ίδρυμα Tracy σκέφτεται τη διαφάνεια με δύο τρόπους: να είναι ανοιχτό στην οικογένεια και να είναι προσβάσιμο στην ευρύτερη κοινότητα. Αν και μπορεί να μην χρησιμοποιούν τη λέξη διαφάνεια στις συζητήσεις του διοικητικού συμβουλίου, οι διαχειριστές πραγματεύονται το θέμα όταν πρόκειται για δέσμευση διαχειριστή και οικογένεια. Αυτό συμβαίνει ίσως επειδή η οικογένεια Tracy είναι α μεγάλο οικογένεια, με αίμα και μέλη της οικογένειας να προστίθενται σε 24 στη δεύτερη γενιά, 62 στην τρίτη γενιά και 24 στην τέταρτη γενιά.

Σύμφωνα με τον πρόεδρο Jean Buckley, κόρη των ιδρυτών RT και Dorothy Tracy, «Από την άποψη της χορήγησης επιχορηγήσεων, ήμασταν πάντα διαφανείς στη διαδικασία μας – επικοινωνώντας ξεκάθαρα στον ιστότοπό μας πώς να υποβάλουμε αίτηση και πότε λαμβάνουμε αποφάσεις χρηματοδότησης. Ωστόσο, από τη σκοπιά της διακυβέρνησης, συνειδητοποιήσαμε ότι δεν ήμασταν τόσο μπροστά όσο μπορούσαμε».

Για παράδειγμα, εδώ και χρόνια το ίδρυμα έχει ένα έγγραφο που περιγράφει τις ευθύνες και τις προσδοκίες των μελών του διοικητικού συμβουλίου. Ωστόσο, δεν υπήρχε τίποτα σχετικά με την επιλογή του διοικητικού συμβουλίου. «Τα μέλη της οικογένειας της επόμενης γενιάς μας ρώτησαν: πώς κάνουμε Πραγματικά επιλεγμένα μέλη του διοικητικού συμβουλίου; Πώς μοιάζει η διαδικασία; Αποφασίσαμε να τεκμηριώσουμε αυτή τη διαδικασία γραπτώς και να την καταστήσουμε διαθέσιμη στην ευρύτερη οικογένεια».

Το ίδρυμα αναφέρεται τώρα σε αυτό το έγγραφο του διοικητικού συμβουλίου όταν προσελκύει νέα μέλη και το μοιράζεται με μέλη της οικογένειας δεύτερης και τρίτης γενιάς, ώστε όλοι να είναι ξεκάθαροι σχετικά με τη διαδικασία και το τι αναμένεται. «Επειδή υπάρχουν τόσα πολλά στις επόμενες γενιές, προσπαθούμε να τους εκθέσουμε στη διακυβέρνηση του ιδρύματος, ώστε να μπορέσουν να κατανοήσουν καλύτερα τι περιλαμβάνει».

Αυτή η προσέγγιση στα μέλη της οικογένειας είναι σημαντική για το μέλλον, λέει ο Buckley. Το ίδρυμα δημιούργησε πρόσφατα έναν ιδιωτικό λογαριασμό στο Instagram για τα μέλη της οικογένειας «για να συμμετέχουν και να τα ενημερώνουν για τα πολλά έργα του ιδρύματος». Επιπλέον, το ίδρυμα διαθέτει ένα τμήμα «μόνο για μέλη» του ιστότοπού του που παραθέτει πληροφορίες σχετικά με τις επιχορηγήσεις τρίτης γενιάς, τις πολιτικές και τις κατευθυντήριες γραμμές, φωτογραφίες και άλλα.

Αυτή τη στιγμή, το ίδρυμα σχεδιάζει για τα επόμενα 20 χρόνια, λέει, και αυτό καλεί το διοικητικό συμβούλιο να είναι πιο διαφανές. «Θέτουμε ο ένας στον άλλο δύσκολες ερωτήσεις που απαιτούν από εμάς να είμαστε ανοιχτοί και ειλικρινείς μεταξύ μας, ως μέλη του συμβουλίου και της οικογένειας. Ερωτήσεις όπως: Θέλουμε το ίδρυμα να είναι ένας βασικός συνδετήρας της οικογένειας για τα επόμενα πολλά χρόνια; Πώς θα χειριστούμε τον προγραμματισμό της περιουσίας μας; Θέλουμε να κάνουμε μαζί την προσωπική μας φιλανθρωπία; Οδηγήθηκε σε ενδιαφέρουσες συζητήσεις και θα συνεχίσει να είναι ουσιαστικό στη σκέψη για το μέλλον», λέει.

Τι λειτουργεί

Από την πλευρά της κοινότητας, το Ίδρυμα Tracy ενθαρρύνει τους αιτούντες επιχορήγηση να συμβουλευτούν τον υπεύθυνο του προγράμματος του ιδρύματος για να ενισχύσουν τις αιτήσεις τους και να αυξήσουν τις πιθανότητές τους να λάβουν χρηματοδότηση. «Βλέπουμε τόσες πολλές εφαρμογές που μπαίνουν και χρειάζονται πολλή δουλειά. Αυτό δίνει στους αιτούντες μερικές συμβουλές για να το βελτιώσουν και βοηθά τον υπεύθυνο του προγράμματος να γνωρίσει τον οργανισμό και να προετοιμαστεί να επικοινωνήσει με το διοικητικό συμβούλιο. Περίπου το 72 τοις εκατό όλων των υποψηφίων μας εκμεταλλεύονται την ευκαιρία να έχουν αυτή τη συνομιλία», λέει ο Buckley.

Αναγνωρίζει ότι ένα ίδρυμα δεν μπορεί να έχει αυτό το επίπεδο επικοινωνίας με αιτούντες χωρίς ειδικό προσωπικό. Χρειάζεται χρόνος για να αφιερωθούν αυτοί οι πόροι. Ωστόσο, στο τέλος της ημέρας, λέει, εξοικονομεί χρόνο. «Περνούσα το χρόνο μου διαβάζοντας αμέτρητες εφαρμογές, στέλνοντας email και συνέχεια email. Και περισσότερες από τις μισές φορές, θα ανέβαλε τη χρηματοδότηση», λέει.

«Τώρα που οι αιτούντες έχουν αυτές τις προκαταρκτικές συνομιλίες με τον υπεύθυνο του προγράμματος μας, οι αιτήσεις είναι πιο ξεκάθαρες και οι συζητήσεις μας τώρα είναι πολύ πιο αποτελεσματικές στις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου. Βελτίωσε τη διαδικασία μας και εξοικονόμησε χρόνο από όλους».

Η ετήσια έκθεση του Ιδρύματος Tracy Family περιλαμβάνει δεδομένα τόσο για «εσωτερικούς» και «εξωτερικούς» δείκτες επιτυχίας. Ένας εσωτερικός δείκτης είναι η χρήση υποτροφιών αντιστοίχισης και επόμενης γενιάς από μέλη της οικογένειας, όπως φαίνεται παραπάνω.

Διδάγματα

«Μερικοί χρηματοδότες δημοσιεύουν πολλές πληροφορίες στον ιστότοπό τους και αυτό βοηθά άλλους χρηματοδότες. Μπορείτε να μάθετε πολλά για το έργο των συναδέλφων ιδρυμάτων όταν έχουν κατευθυντήριες γραμμές και επιχορηγήσεις που αναφέρονται στους ιστότοπούς τους. Εξοικονομεί χρόνο για όλους – κανείς δεν χρειάζεται να μαντέψει», λέει. «Οι χρηματοδότες μπορούν να χάσουν ευκαιρίες, συνδέσεις και μάθηση. Όλοι μαθαίνουμε τόσα πολλά ο ένας από τον άλλον. Αν είσαι ανοιχτός σε αυτό που κάνεις και συναναστρέφεσαι με άλλους, λαμβάνει χώρα περισσότερη μάθηση», λέει ο Buckley.

Ο Buckley αναγνωρίζει ότι υπάρχουν προκλήσεις όσον αφορά τη διαφάνεια, ιδιαίτερα στις μικρές πόλεις. «Ζούμε σε μια αγροτική περιοχή και κανείς δεν θέλει να αισθάνεται ότι καυχιέται ότι δίνει χρήματα», λέει. «Το απόρρητο μπορεί επίσης να είναι ένα ζήτημα. Όσο πιο «εκεί έξω» είναι το ίδρυμα, οι άνθρωποι θέλουν πάντα κάτι από σένα και υπάρχει μεγάλη πιθανότητα να σε σταματήσουν στο παντοπωλείο», γελάει.

Προς το παρόν, θα διατηρήσουν την εστίαση στην οικογένεια όσον αφορά τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. «Πριν από αρκετά χρόνια, συζητήσαμε αν θα χρησιμοποιήσουμε τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης με πιο δημόσιο τρόπο και αποφασίσαμε, για εμάς, δεν δικαιολογεί την ανθρώπινη δύναμη να τα διατηρήσουμε». Το ίδρυμα ενημερώνει την κοινότητα μέσω δελτίων τύπου για νέες πρωτοβουλίες και συνεργασίες. «Ποτέ δεν ήμασταν από αυτούς που λάβαμε τα εύσημα για επιχορηγήσεις, ωστόσο βλέπουμε μεγάλη αξία στην ανάδειξη του έργου των εταίρων μας στους δικαιούχους στις κομητείες που εξυπηρετούμε».